Viktigt att göra rätt från början Nr 1 2022

Nr 1, 2022 – Tidningen Företaget

I dagens samhälle är mer eller mindre allt numera digitalt. För den enskilda människan kan det handla om allt från banktjänster, att ta emot information i myndighetspost och e-fakturor direkt in i internetbanken till tidsbokning och kontakt med myndigheter och till och med läkarbesök på distans.

Under pandemin påskyndades det digitala och vi fick lära oss att umgås och äta middag tillsammans, delta i kurser, hålla styrelsemöten och personalmöten, sjunga i kör och till och med dansa på distans. För två år sedan hade vi nog alla skrattat om någon hade sagt att vi, i stället för att träffas fysiskt, skulle mötas bakom varsin bildskärm. Tack och lov så är det här förhoppningsvis över nu och vi kan åter träffas på riktigt, men med facit i hand så har tekniken räddat många situationer och löst en hel del problem. En lärdom och erfarenhet som vi verkligen bör ta med oss ut ur pandemin.

För alla företagare vill jag påstå att det digitala och automatiska förhållningssättet genomsyrar mer och mer av det vi förväntas göra. Utöver bank- och myndighetskontakter så kan nu också bokföringen skötas per autopilot. Åtminstone om vi ska lyssna på reklaminslagen från alla programtillverkare. Det finns många bokföringsprogram på marknaden och de allra flesta innehåller automatiska funktioner för den dagliga bokföringen, funktioner som inte ska underskattas. De fyller sin funktion i att både snabba upp och underlätta arbetet med bokföringen och faktum är att mycket av arbetet kan automatiseras. Goda exempel är koppling med banken så att alla bankhändelser förs över automatiskt till bokföringsprogrammet, leverantörsfakturaskanning, att skicka och ta emot både e-fakturor och betalningar direkt i bokföringsprogrammet och att hantera kvitton.

Samtidigt larmar myndigheter och branschorganisationer om att företagens bokföring ofta innehåller fel och brister. Fel och brister som till del kan förklaras av att företagare litar på att automatiken i bokföringsprogrammen ser till att allt blir korrekt. Fel och brister som kan leda till både bokförings- och skattebrott, men fel och brister som faktiskt också kan undvikas. Det enda du behöver göra är att göra rätt från början och inse och förstå hur viktig ditt företags bokföring är för att du ska kunna fatta rätt beslut för din verksamhet.

En metaforisk jämförelse kan vara att bygga ett hus. Man börjar med husgrunden, som kan jämföras med den löpande bokföringen. Därefter reser man väggarna, som motsvarar avstämningar och kvalitetskontroller. Sedan lyfts takstolarna på plats, som i min jämförelse är bokslutet och slutligen lägger man på taket som motsvarar deklarationen. En byggnadssnickare börjar inte med taket och tar inga genvägar i sitt arbete. Det är viktigt att ha en bra och gedigen grund att bygga sitt hus på för en dålig grund bygger inget hållbart hus. Dessutom är det väldigt kostsamt att rätta till fel i byggnationen eller i värsta fall behöva börja om från början.

Det är precis på samma sätt med bokföring. Det är klart att vi företagare tycker det är perfekt att det finns program där man enkelt kan göra både bokföring, löner, bokslut, års-
redovisning och deklaration på egen hand. Problemet är att det inte alltid är så enkelt som det framställs. Det finns många och snåriga regler att förhålla sig till. Sådant som kan bli fel och som programmen inte alltid varnar för.

Därför vill jag i all välmening råda dig att du börjar din digitala bokföringsresa med att låta en redovisningskonsult hjälpa dig att göra de inställningar och kopplingar som behövs för att minimera risk för eventuella fel och kostsamma rättelser. Det är väl investerad tid även om det kostar en slant. Du kan då känna dig trygg med att din husgrund är byggd med kvalitet. Det finns också goda möjligheter att samarbeta med en redovisningsbyrå med din bokföring. Skulle du sedan inse att du inte har tid att ta hand om allting själv så finns vi på Dalälva till hands. Vi jobbar själva digitalt och kan funktionerna i programmen som vi jobbar med. Hos oss har vi dessutom en egen IT- och teknikkonsult som mer än gärna hjälper dig på din digitala resa.

Våren är i antågande och snart även sommaren. Kanske sitter du där på bryggan vid sommarstugan med din bärbara dator i knät och sköter din fakturering och din bokföring med en enkel knapptryckning. Med rätt inställningar kan det vara fullt möjligt.

Ta väl hand om dig,

Annelie Bälter